L'Ente che usufruisce del Servizio opera accedendo all'applicativo via web e intervenendo sui dati attraverso le proprie postazioni di lavoro.
Tale modalità offre la possibilità di elaborare cedolini, del mese in corso, per singoli dipendenti o gruppi di essi durante l’intero periodo di apertura del servizio, nonché consente di elaborare un cedolino immediatamente dopo l’immissione o la variazione dei dati del dipendente. Per il ciclo mensile, le attività a carico del CSI-Piemonte si possono riassumere nelle seguenti:
- esecuzione del calcolo massivo dei cedolini di prova nei due giorni antecedenti l'elaborazione definitiva;
- elaborazione definitiva del calcolo dei cedolini;
- esecuzione dei report mensili;
- produzione dei supporti ottici (se richiesti);
- generazione e invio dei flussi al tesoriere (laddove previsto);
- pubblicazione dei report mensili;
- chiusura, salvataggio mensile e riapertura del servizio per l’elaborazione dei cedolini relativi al mese successivo. Tutte le attività sono regolamentate da specifici calendari operativi, annuali e periodici.
Contesto
La gestione del complesso delle procedure che consentono di governare l'amministrazione del personale di un Ente pubblico è complessa e articolata, necessita di profonde conoscenze in materia e un lavoro di costante aggiornamento normativo.
La possibilità di realizzare in outsourcing tale gestione, mantenendo comunque l'immissione dei dati in modo da governare l'avvio del procedimento, è una facilitazione per l'Ente che può contenere costi diretti e indiretti, nonché avere la sicurezza di gestire in modo efficace il lavoro.
Tecnologie
Il Sistema è stato sviluppato in ambiente Oracle.
Destinatari
Possono usufruire del Servizio tutti gli Enti della Pubblica Amministrazione.
Struttura
Il Servizio consiste nell’immissione “on-line” da parte dell’Ente dei dati utili all'elaborazione delle competenze mensili e nell'elaborazione e pubblicazione da parte del CSI-Piemonte all’Ente degli elaborati utili agli amministratori e agli amministrati. Il Servizio si svolge seguendo un calendario stabilito annualmente che definisce, per ciascun mese, le date di scadenza per l’immissione dei dati, per l’elaborazione e la pubblicazione dei cedolini e dei relativi output, nonché per la storicizzazione delle risultanze mensili del calcolo. Nel periodo di tempo intercorrente tra l'elaborazione dei cedolini e la loro storicizzazione i dati sono disponibili “on line” in sola lettura per le ulteriori operazioni di controllo.
Il Sistema permette la gestione di una serie di servizi, che possono essere periodici (eseguiti tipicamente una volta al mese o una volta all’anno) o saltuari (eseguiti cioè in occasioni particolari per soddisfare richieste specifiche).
Essi sono classificati in Servizi di base e aggiuntivi. I Servizi di base periodici possono essere a loro volta distinti in mensili e annuali. I Servizi sono:
Servizi mensili
- acquisizione di dati provenienti da sistemi esterni
- gestione fiscale
- gestione previdenziale
- gestione delle voci di trattenuta
- gestione ANF
- calcolo dei cedolini del mese in corso sulla base degli elementi retributivi, delle contribuzioni e delle ritenute previste dalla legge e dai CCNL
- pubblicazione online dei cedolini e di tutti gli elaborati utili alla gestione contabile mensile
- flussi per l'accredito automatico degli stipendi
- trattamento accessorio
- gestione eredi
- ricalcoli mensili
- gestione flusso dati stipendiali per la contabilità (Funzione 25)
- inquadramento del personale in regime contrattuale
Servizi annuali
- pubblicazione dei tabulati utili alla compilazione della denuncia annuale INAIL
- pubblicazione dei dati utili per la denuncia IRAP
- denuncia semestrale ONAOSI
- stampa modelli CUD/certificazioni
- previsione delle competenze fisse dell'anno successivo
- spese consuntive
- acquisizione dati CAF e gestione dati 730 integrativi/rettificativi
- pubblicazione del riepilogo annuale individuale
Servizi di rendicontazione all’amministrazione centrale
- supporto per il conto annuale
- rilevazione trimestrale delle spese del personale (Enti Locali)
- denuncia modelli 770
- denunce mensili UNIEMENS
- estrazione dati DMA per verifica informazioni presenti in PASSWEB (fino al 30/09/2012)
- file utile alla trasmissione telematica modello F24EP
- file utile alla trasmissione telematica modello F24
- flussi mensili Equitalia
- flussi previdenziali mensili Enpam
Si precisa che per l'erogazione mensile dei servizi:
- dati stipendiali per la contabilità (Funzione 25)
- ricalcoli mensili
- servizi on-line per il dipendente
è necessaria una preliminare fase di avviamento utile alla predisposizione dei parametri e delle modalità di erogazione, le cui attività sono valutate separatamente.
Servizi aggiuntivi (valutati separatamente)
• Servizi di gestione ed archiviazione documentale
• Servizi di consultazione delle banche dati: Datawarehouse Cedolini
- Altri servizi aggiuntivi
- mensilità aggiuntive
- estrazione dati/aggiornamento massivo di dati
- ricalcoli estemporanei
- addestramento applicativo
- funzionalità specifiche
- assistenza dedicata
- consulenza normativa specialistica
- Servizio stampa e imbustamento
Benefici
La possibilità di affidare la Gestione economica del personale in modalità di servizio comporta per gli Enti una serie di vantaggi.
I primo luogo l'Ente non è più impegnato dalla gestione diretta di macchine e applicazioni, quindi non è più necessario l'acquisto di software e pacchetti applicativi, è poi garantito un elevato livello di sicurezza dei dati sia nel salvataggio periodico ("recovery") sia nell'eventuale ripristino, le procedure sono costantemente tenute aggiornate in relazione all'evoluzione normativa.
Significa un risparmio di costi e la certezza degli stessi, con previsioni sicure della spesa complessiva, proporzionale al servizio utilizzato, senza l'aggravio di costi tecnici aggiuntivi.
Un ulteriore vantaggio, soprattutto per gli Enti di una certa rilevanza, è la possibilità di accedere all'applicazione da ogni postazione dotata di un semplice browser.
È da sottolineare, ancora, la semplicità di accesso e l'integrazione con altri sistemi.
Il CSI-Piemonte fornisce infine all'Ente la massima assistenza per tutti i chiarimenti necessari allo svolgimento del Servizio. L'assistenza è garantita tutti i giorni lavorativi, con l'orario e le modalità indicate nell'apposita sezione del Portale.
Risultati
Il servizio è erogato a 66 Enti prevalentemente sul territorio piemontese, per un totale di circa 730.000 cedolini annui gestiti.